Google Team Drive là một ứng dụng đã xuất hiện từ lâu đời nhưng chưa được mọi người biết đến. Trong bài viết các bạn cùng MM Group tìm hiểu chi tiết về Google Team Drive, cách cài đặt và sử dụng Team Drive, cách lưu trữ Google Team Drive với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Google Team Drive.
1. Google Team Drive Là Gì?
Google Team Drive là một công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dể dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.
Đối với My Drive thì tài nguyên thuộc về cá nhân, còn trong Team Drive thuộc về mộ nhóm. Như vậy khi nhân sự trong công ty thay đổi tất cả các tài nguyên trong Team Drive vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Lưu ý: Đây là tính năng nâng cao hỗ trợ trong các phiên bản Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise hoặc Google Workspace for Education. Nếu bạn không bật được Team Drive, hãy liên hệ với admin của công ty nơi bạn làm việc.
Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản miễn phí không có tài khoản G Suite (tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp) sẽ không dùng được Team Drive.
Các bạn có thể tham khảo các gói giá Google Workspace chi tiết 2020.
2. Cài đặt Google Team Drive
Các bạn đăng nhập vào tài khoản Google Workspace > Chọn mở Google Drive > Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.
Click New trên đầu > Nhập tên Team Drive mà bạn muốn.
Tên Team Drive thường trùng với tên nhóm trong công ty : Cassy’s Team, Tài chính, Nhân sự,… > Click Create
Ngoài ra các bạn có thể thêm nhiều Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.
Nếu bạn không tạo được Team Drive có thể quản trị viên đẵ tắt tính năn này hoặc tài khoản của bạn chưa có quyền sử dụng Google Team Drive các bạn có thể nâng cấp.
Các bạn có thể bật tính năng Team Drive cho doanh nghiệp của mình:
Bước 1: Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).
Bước 2: Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing settings) > Chọn tổ chức (organizational unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.
Bước 3: Trong mục Team Drive creation, Bỏ check Prevent users in <your-domain> from creating new Team Drives.
Bước 4: Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn.
3. Thêm thành viên và quyền truy cập
Khi bạn thêm một người dùng vào Team Drive họ sẽ có đầy đủ các tính quyền như upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi quyền của các thành viên này.
Trước khi cấp quyền bất kỳ các bạn cần có quyền Full Access.
Google Team Drive
Để thêm một thành viên mới bạn cần có quền Full Access:
Chọn Team Drive bạn muốn thêm người dùng > chọn Add members > Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group > Lựa chọn quyền cho thành viên này > (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications
Thay đổi quyền trong Team Drive
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.
Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.
Bước 3: Chọn tên thành viên bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới
Bước 4: Click Done để hoàn tất.
Xóa một thành viên trong Team Drive
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.
Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.
Bước 3: Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member.
Bước 4: Click Done để hoàn tất.
Khi bạn xóa người dùng ra khỏi team thì học vẫn có quyền truy cập một số file đã share. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.
4. Thêm file và thư mục trong Team Drive
Tạo một thư mục mới
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Nhấn vào New > Folder.
Bước 3: Nhập tên thư mục.
Bước 4: Nhấn vào Create.
Tải thư mục hiện có từ máy tính
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive.
Bước 3: Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.
Cách thêm và mở các file
Các bạn cần phải có quyền Edit Access để thêm hoặc mở các file. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Kéo tập tin từ máy tính hoặc thả nó vào trong thư mục đã chọn.
Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:
Bước 3: Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets
Bước 4: Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.
Bước 5: Nhấn đúp vào một tệp để mở.
5. Quản lý các file
Quản lý các file quan trọng
Đánh dấu các file quan trọng để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.
Chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn Add star.
Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào Starred.
Di chuyển các file
Các bạn có thể duy chuyển file bất kỳ vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một folder Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.
Để di chuyển các tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive , kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive.
Xóa một file
Bạn phải có Full access để xóa một file.
Bước 1: Lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.
Bước 2: Thao tác này sẽ xóa file cho tất cả mọi người.
Bước 3: Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn có thể khôi phục lại file đó.
Khôi phục một file
Bạn phải có Edit access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.
Bước 1: trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
Bước 2: Ở phía trên cùng, bên cạnh tên của Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > View Trash.
Bước 3: Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng chiếc đồng hồ).
Tìm kiếm 1 file trong Team Drive
Để tìm file trong một Team Drive nào đó:
Bước 1: Trong thanh công cụ tìm kiếm – Search, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.
Bước 2: Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.
Bước 3: Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể. Nhấn vào Select
Bước 4: Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.
Nhấn vào Search
Tìm kiếm thư mục trong Team Drive
Bước 1: trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced window hiện lên, hãy đi tới trường Location.
(Tùy chọn) Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp tin hoặc thư mục, hãy nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.
Bước 2: Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives.
Bước 3: Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào Select
Bước 4: Nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.
6. Chia sẻ và công tác trong Team Drive
Mọi file bạn đưa vào Team Drives sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Team Drive. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ các file đang lưu trong Team Drive với những người trong doanh nghiệp của bạn, dù họ không phải là thành viên của Team Drive.
Chia sẻ tệp tin với các cá nhân hoặc nhóm
Bước 1: Nhấn vào một file cần chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người có dấu + bên trái)
Bước 3: Thêm tên, địa chỉ email hoặc Google Group
(Tuỳ chọn) Để thay đổi quyền truy cập từ Edit, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống và cấp một quyền truy cập khác.
(Tuỳ chọn) Thêm một tin nhắn
Bước 4: Nhấn vào gửi Send
Gởi link truy cập qua email
Bước 1: Nhấn chuột vào file bạn muốn chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
Bước 3: Nhấn vào Who has access
Bước 4: Ở bên cạnh phần Link share off, chọn mũi tên trỏ xuống
Bước 5: Sau khi hiện lên link URL, nhấn vào Copy. Giờ đây link file sẽ nằm trong bộ nhớ tạm của bạn.
Bước 6: Click vào Hoàn tất – Done. Dán link truy cập file vào email mà bạn sẽ gửi đi.
Chia sẻ link truy cập
Bước 1: Nhấn vào một tệp tin cần chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
Bước 3: Nhấn vào Who has access
Bước 4: Bên cạnh phần Link sharing off, nhấn vào mũi tên trỏ xuống
Bước 5: Bật chế độ Chia sẻ liên kết – Link Sharing on
Bước 6: Nhấn vào mũi tên trỏ xuống, và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.
- Để cho phép chia sẻ file với mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy nhấn vào Allow external access.
- Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào Findable in search results.
Bước 7: Khi đã hoàn tất thao tác, nhấn Done. Bất cứ ai có đường link này đều có thể truy cập tệp.
Hủy chia sẻ một tập tin
Bước 1: Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
Bước 3: Chọn Who has access
Bước 4: Tắt chế độ Chia sẻ Liên kết – Link sharing off
Bước 5: Nhấp vào Hoàn tất – Done.
Như vậy mình đã chia sẻ với các bạn cách cài đặt và sử dụng Google Team Drive.
Chúc các bạn thành công!